21 Apple Mail-tips och tricks som du kanske inte känner till för iOS och macOS

Många iOS- och macOS-användare väljer den ursprungliga Mail-applikationen på båda plattformarna. För de flesta är det inte något de verkligen överväger. Det fungerar bara. Men som många saker på Apples plattformar, med några tips och tricks, kan du få det till att fungera bättre .

Här är en handfull mindre kända men otroligt kraftfulla tips och tricks för Mail på både macOS och iOS.

iOS

Även om det finns många iOS-e-postklienter från tredje part, är standard- och inbyggd Mail-app troligtvis det bästa för den genomsnittliga användaren. Det är extremt enkelt att använda, men det finns några knep gömda i ärmet.

9. Lägg till stil i din text

Textformatering är lite dold i iOS-versionen av Mail.

Det här är ganska grundläggande funktionalitet, och det är därför det är förvånande att så få människor känner till eller använder de bakade formateringsalternativen i Mail. För att vara rättvis är Mails textformatering (fetstil, kursiv, etc.) inte mycket uppenbar. Men det är tillgängligt i Mail.

Tryck bara på ett meddelande i Mail-appen. Välj sedan den text du vill fetta, kursivera eller understryka. Tryck på pilens ikon till höger och sedan på ikonen “ B I U” för att formatera din text.

8. Dra ner till Utkast

Dra ner från den grå fältet för att spara utkastet "under" en inkorg.

Hur utkast fungerar i iOS Mail-appen kan verka lite klumpigt och motsatt. När allt kommer omkring, måste du slå Avbryt på ett meddelande och Spara utkast för att komma tillbaka till din brevlåda, eller hur? Tekniskt sett är det ett sätt att göra det. Men det finns en mycket lättare (och mycket mindre känd) lösning.

Börja skriva ett meddelande i Mail. Titta sedan till toppen av meddelandefönstret. Ser du den lilla, rektangulära grå stapeln ovanför Nytt meddelande? Svep ner från det och meddelandet sparas automatiskt under den nedre navigeringsfältet. Härifrån har du enkel åtkomst till din inkorg - tryck bara på det nya meddelandet för att hämta utkastet.

7. Se alla utkast

Håll ned ikonen Ny e-post - det kommer att visa en lista över tidigare utkast.

Det föregående tipset är ett enkelt sätt att hålla ett enda utkast till hands, men det gör inte så mycket för dina tidigare skrivna utkast. Men Mail har också ett litet trick för att snabbt komma till dessa meddelanden också.

När du tittar på din inkorg klickar du bara på ikonen Ny e-post / skriv i nedre högra hörnet på skärmen. Därifrån ser du en lista över alla dina tidigare utkast.

6. Skaka för att återställa raderade meddelanden

Radera ett e-postmeddelande av misstag? Skaka din iPhone så att du snabbt kan återställa den.

Radera du ett viktigt e-postmeddelande? Du behöver inte använda dig av att gräva igenom papperskorgen om du använder en iOS-enhet.

Om du har tagit bort ett meddelande som du inte tänkte, skaka bara din iPhone. Du kommer att se en "Ångra papperskorgen" -dialogruta visas med alternativet att återställa det papperskorgen. På baksidan kan du också skaka efter att du har återställt meddelandet för att skicka det till papperskorgen igen.

5. Lägg till bilagor

Att bifoga filer till e-postmeddelanden i iOS är inte uppenbart, men det är ett alternativ.

Precis som med textformatering, stödjer iOS Mail-appen att lägga till bilagor till dina e-postmeddelanden - det gör det bara inte så uppenbart att så är fallet. Bifogningsmenyn är faktiskt gömd inom samma krangest.

I ett meddelande, dubbelklicka bara var som helst i e-postens kropp. Klicka sedan på pilen till höger och tryck på knappen Lägg till bilaga. Då ser du olika uppenbara att lägga till bilagor från, inklusive iCloud Drive, Dropbox och Google Drive.

4. Använd Siri till din fördel

Att använda Siri för att hantera din e-post är allvarligt underskattad.

Siri är kanske inte den smartaste eller mest kapabla digitala assistenten, men om du använder iOS är hon alltid där när du behöver henne. På grund av den ursprungliga integrationen har Siri faktiskt några knep i ärmet när det gäller funktioner med Mail-appen.

Du kan prova det själv. Bara åberopa Siri och be henne att söka efter ett meddelande om ett visst ämne eller från en specifik kontakt. Nästa gång du skriver ett e-postmeddelande kan du också åberopa Siri och säga "Påminn mig om att avsluta detta senare."

3. Få varningar för VIP

Lägg till några VIP: er i Mail och ställ in VIP-varningar så att du aldrig missar ett viktigt meddelande igen.

Avlägsna viktiga e-postmeddelanden från obetydliga e-postmeddelanden bör stå högt på din e-organisations prioriteringslista. Lyckligtvis gör Mail det enkelt med en VIP-lista. Gå bara till rutan Mailboxes och klicka sedan på VIP-postlådan (eller ikonen "Jag" bredvid VIP). Lägg till ett par användare från dina kontakter.

Det är också värt att knacka på ikonen VIP-varningar i denna VIP-listmeny. Därifrån kan du ställa in en anpassad meddelandetone och vibration för när du får VIP-e-postmeddelanden. Det är ett oerhört användbart sätt att veta om ett e-postmeddelande är värt att titta på utan att dra din telefon ur fickan.

2. Få varningar för specifika trådar

Dra åt höger på ett e-postmeddelande, tryck på Mer och tryck på Meddela mig för att få varningar för den tråden.

I andra fall kanske du vill hålla reda på en enda viktig e-posttråd utan att lägga till någon till din VIP-lista permanent. Lyckligtvis finns det i Mail för iOS ett sätt att göra det också.

Gå bara till valfri inkorg. Dra åt höger på ett meddelande och tryck på knappen More-knappen med tre punkter. I rullgardinsmenyn, klicka på Meddela mig ... och bekräfta sedan. För att ångra den här åtgärden, dra bara åt höger igen, tryck på Mer och knacka på Stoppa avisering.

1. Få en större inkorg

Mailbox känns trångt? Du kan få fler meddelanden på skärmen genom att nixa textförhandsgranskningsrader.

Att arbeta med e-post på en mobil enhet är vanligtvis en bris. Men de mindre skärmarna på de flesta smartphones kan göra att din inkorg känns lite trångt jämfört med en webb- eller datorbaserad klient.

Du kan faktiskt pressa ut lite mer inkorgsutrymme från skärmen genom att gå till Inställningar -> E-post -> Förhandsgranska. Därifrån väljer du bara 1 rad eller Ingen. Detta redigerar hur mycket en e-posttextförhandsvisning Mail visar dig. Utan den texten kan du passa in fler e-postmeddelanden på skärmen.

Bonus iOS 13 Mail Tips

Från och med iOS 13 har Apple introducerat nya funktioner som låter dig blockera, stänga av och ignorera blockerade avsändare allt i ett försök att minska skräppost.

  • Mute e-post tråd. Klicka på Inställningar> E-post> Dämpad trådåtgärd och du kan välja "Markera som läst" eller "Arkivera eller radera".

I din e-post kan du nu svepa och välja "Mer" följt av "Stäng av" och det kommer att sluta skicka nya konversationer på den e-posttråden.

Stäng av e-posttrådar och blockera okända avsändare
  • Ignorera blockerade avsändare - På liknande sätt väljer du "Ignorera blockerade avsändare" i dina e-postinställningar och alla e-postmeddelanden som kommer från användare i din blockerade lista kommer automatiskt att tas bort innan du når din inkorg.

Du kan läsa om alla de nya ändringarna som kommer till iOS 13 kring skräppost och robocall-reduktion.

Maila på macOS

Mail-appen på macOS är faktiskt en riktigt kraftfull app för att skicka, ta emot och organisera e-post. Det finns mycket mer till appen än som möter ögat, vilket oundvikligen innebär att det förmodligen finns massor av saker du inte visste Mail på macOS kunde göra.

10. Dra fördel av sökningen

Använd inte bara sökfältet för enkla uppgifter - det kan utföra en hel del komplexa eller granulära sökningar.

Om du använder Mail-appen på macOS vet du redan om sökfältet i det övre högra hörnet. Men du kanske inte inser hur kraftfull den sökfältet kan vara. (Du kan enkelt åberopa en sökning med Kommando + Alternativ + F.)

Till exempel stöder sökfältet naturligt språk - bara skriva in "e-postmeddelanden från igår" eller "e-postmeddelanden med bilagor." Sökningarna kan bli mycket mer detaljerade än så att du försöker skriva två datum i sökfältet med en streck i mellan för att hitta e-postmeddelanden som mottagits inom den tidsramen.

9. Få lite lugn och ro

Om du inte behöver veta om ett e-postmeddelande kommer in omedelbart kan inställning av ett längre intervall mellan varningar öka din produktivitet.

Meddelanden kan bli riktigt irriterande, riktigt snabbt. Det är särskilt sant om du har e-postmeddelanden som kommer in om några minuter eller så. Om din Mac piper på dig i den takt och du behöver lite lugn och ro kan du faktiskt ändra hur ofta Mail stör dig.

Som standard är Mail inställt för att automatiskt leta efter nya meddelanden. Det betyder att det pingar dig när det upptäcker ett e-postmeddelande. Men du kan redigera det beteende i Mail -> Inställningar. På fliken Allmänt, under Sök efter nya meddelanden, kan du prova ett längre intervall som 15 eller 30 minuter.

8. Anpassa verktygsfältet

Mail Toolbar kan förvånansvärt anpassas i macOS.

Standardverktygsfältet i Mail fungerar förmodligen för de flesta som använder det. Men som vi nämnde har Mail ofta ytterligare ett lager av kapacitet och anpassning under ytan. Det är så med verktygsfältet, som faktiskt är otroligt anpassningsbart om du vet vart du ska titta.

För att anpassa verktygsfältet, högerklickar du bara på valfritt område i själva verktygsfältet. Välj sedan Anpassa verktygsfältet från rullgardinsmenyn. Därifrån bör du se en ny ruta med en mängd olika alternativ. Det finns massor av olika knappar du kan byta in och ut, så experimentera tills du hittar en inställning du vill.

7. Omdirigera, vidarebefordra inte

Omdirigering liknar vidarebefordran, men du kommer inte att få framtida uppdateringar från en e-posttråd.

De flesta av oss vidarebefordrar e-postmeddelanden till en annan person i våra dagliga liv. Det är bra för att skicka kommunikation till någon annan, men det kan bli irriterande om mottagaren slår Svara alla och efterföljande e-postmeddelanden för att gå alla andra i tråden - inklusive dig.

Nästa gång du får ett e-postmeddelande och vill skicka det utan möjlighet att få tillbaka ett e-postmeddelande använder du en omdirigering istället för en vidarebefordran. Välj ett e-postmeddelande i Mail och klicka sedan på meddelandeknappen i den översta menyfältet. Klicka sedan på Omdirigera, skriv in e-postadressen och tryck på Skicka. Du kan också använda Shift + Command + E.

6. Ställ in några postregler

Tänk på postregler som "arbetsflöden" eller "genvägar" för routning och organisering av e-post.

En av de kraftfullare men lite använda funktionerna i macOS Mail-appen är Regler. I princip är regler förutbestämda "arbetsflöden" som kan låta Mail automatiskt organisera, blockera, radera eller markera vissa meddelanden beroende på olika inställningar som du matar in.

Gå bara till Mail -> Inställningar -> Regler. Härifrån kan du lägga till regel. Sedan ställer du in vissa parametrar, till exempel var ett meddelande kommer ifrån eller vilken typ av innehåll det innehåller. Slutligen ställer du in en utgångsregel. Till exempel kan du låta Mail skicka automatiskt alla e-postmeddelanden från ett visst konto till en separat mapp. Möjligheterna är obegränsade.

5. Skapa en smart brevlåda

Precis som regler är en smart brevlåda ett annat alternativ för e-postorganisation.

Precis som regler är smarta postlådor ett annat kraftfullt verktyg bakat i Mail. I grunden är en Smart Mailbox ett sätt att samla in och organisera alla e-postmeddelanden som passar vissa kriterier på ett ställe. Skapa en smart brevlåda för "Meddelanden från familjen" och lägg sedan till familjens e-postadresser i så gör det resten.

Naturligtvis är det bara en användning av en Smart Mailbox - och möjligheterna är ganska upp till dig. Om du vill skapa en Smart Mailbox väljer du Mailbox-knappen i den övre menyfältet och väljer New Smart Mailbox. Härifrån anger du olika kriterier. Tänk på att smarta postlådor kommer att organisera befintliga, läsa e-post i din inkorg samt framtida e-post.

4. Undvik problem med bilagor

Se till att dessa två alternativ är markerade om du har problem med att skicka bilagor till dina Windows-vänner.

När du skickar e-post till någon på en Windows-PC eller Linux-maskin kan du stöta på kompatibilitetsproblem med bilagor. Lyckligtvis finns det några enkla knep som du kan göra för att undvika problem när du skickar meddelanden från Mail till dina Windows-vänner.

  • Använd Mail Drop eller Dropbox för att skicka större bilder eller bilagor.
  • Gå till Redigera -> Bilagor och se till att dessa två alternativ är aktiverade: Skicka alltid Windows-vänliga bilagor och sätt alltid in bilagor i slutet av meddelandet.
  • Kontrollera dina filändelser. Windows-maskiner behöver filändelser för att fungera, så se till att du inte tar bort dem från en fil som du skickar till en PC-användare.

3. Aktivera eller inaktivera förhandsvisning av bild

Om du är bekväm med terminalen kan du redigera om Mail visar upp förhandsvisningar av filer.

Som standard kommer Mail att visa dig en förhandsvisning av PDF-filer eller bilder automatiskt när du öppnar ett meddelande. Det finns dock ett antal orsaker till att du vill inaktivera det. En möjlig orsak är hastighet, medan säkerhet kan vara ett annat.

Du kan redigera detta beteende, men inte inom Mail-appen. Istället måste du öppna terminalen och klistra in i följande sträng.

defaults write com.apple.mail DisableInlineAttachmentViewing -boolean yes 

För att återaktivera förhandsvisningar av bilder i Mail nedför raden, öppna Terminal och kopiera / klistra in samma exakta sträng men byt "ja" i slutet med "nej."

2. Skicka en fil (riktigt snabbt)

Att dra och släppa en fil till en app i Dock kan vara en realtidssparare.

Har du en fil som du behöver skicka till en kontakt i en hast? macOS stöder faktiskt möjligheten att dra och ner alla typer av filer till appar i Dock. Detta gäller naturligtvis även för Mail-appen.

Nästa gång du behöver bifoga en fil till ett e-postmeddelande drar du bara den och släpper den på Mail-ikonen i botten Dock. E-post öppnas automatiskt med ett nytt meddelande som har filen bifogad. Det sparar bara några sekunder - men de kan läggas till snabbt om du skickar mycket media eller bilagor på din Mac.

1. Hitta var macOS behåller din post

Att använda Finder-alternativet Gå till mapp är ett praktiskt sätt att hitta var Mail behåller dina e-postmeddelanden.

På grund av hur de flesta e-postleverantörer fungerar känner du förmodligen inte behovet av att säkerhetskopiera dina meddelanden till en separat USB-enhet eller SSD. Men naturligtvis finns det troligtvis ett antal orsaker till varför du kanske vill eller behöver köra på vägen.

Det är ganska enkelt att hitta var Mail faktiskt lagrar dina e-postmeddelanden på din enhet. Öppna bara ett Finder-fönster och välj Gå -> Gå till mapp ... från den översta menyfältet. Kopiera och klistra sedan in strängen nedan och klicka på OK.

~/Library/Mail/V5

Apple Mail på iOS och macOS är ett av de mest populära applikationerna som används av användare över hela världen. Det kanske inte har alla klockor och visselpipor från en e-post-app från tredje part, men den har fortfarande en hel del dolda tips och trick som effektivt kan göra dig mer produktiv medan du håller dig säker.

Finns det ett favoritips som vi inte täckte här? Vänligen meddela oss i kommentarerna nedan.